Sistem manajemen inventory telah menjadi bagian yang sangat penting dalam penjualan ritel, grosir, F&B, dan berbagai industri lainnya yang melibatkan pengelolaan stok barang. Sistem ini pada awalnya hanya berfungsi sebagai spreadsheet sederhana untuk melacak persediaan di gudang, namun kini fungsinya menjadi semakin kompleks.

Sebelum mengenal lebih jauh tentang sistem manajemen inventory beserta manfaat dan fitur-fiturnya, mari kita lebih dahulu mengetahui apa itu manajemen inventory.

Apa Itu Sistem Manajemen Inventory?
Manajemen inventory atau manajemen persediaan merupakan proses yang kompleks, terutama untuk perusahaan-perusahaan yang lebih besar, tetapi sebenarnya dasar-dasarnya sama saja terlepas dari ukuran atau jenis perusahaannya.

Di perusahaan-perusahaan besar, biasanya barang terlebih dahulu berada pada area penerimaan gudang dalam bentuk bahan baku atau komponen-komponen. Kemudian perusahaan memindahkannya ke dalam tempat penyimpanan stok atau rak. Sementara di perusahaan-perusahaan yang lebih kecil, barang yang diterima dapat langsung ditaruh di tempat penyimpanan stok.

Pengertian Sistem Manajemen Inventory
Sistem manajemen inventory atau sistem manajemen inventaris adalah kombinasi teknologi (perangkat keras dan perangkat lunak) dan proses serta prosedur yang mengawasi pemantauan dan pemeliharaan barang-barang yang disimpan oleh suatu perusahaan. Barang-barang ini bisa merupakan aset perusahaan, bahan baku, atau produk jadi yang siap dikirim ke vendor atau konsumen akhir.

Saat ini, kebanyakan software stok barang dapat diintegrasikan dengan sistem-sistem lainnya seperti sistem akuntansi, sistem pembelian, dan bahkan menjadi salah satu bagian dari sistem ERP. Sistem manajemen inventory yang canggih memungkinkan perusahaan untuk mengelola persediaan mereka yang disimpan di banyak gudang yang tersebar di beberapa lokasi.

Manfaat Utama Inventory Management System
Jadi, apa yang membuat banyak perusahaan untuk memilih mengotomatiskan pengelolaan inventarisnya dengan menggunakan software stok barang? Seperti yang telah Anda ketahui di atas bahwa manajemen inventaris merupakan proses yang kompleks, yang menghabiskan banyak waktu, tenaga, dan biaya apabila berjalan secara manual.

Sistem manajemen inventory dapat menyederhanakan proses pengelolaan persediaan yang kompleks, seperti pengecekan inventaris, pemesanan barang dari pemasok, pengambilan dan pengepakan barang, penghitungan nilai inventaris, prediksi kebutuhan inventaris, pelacakan pengiriman pesanan, dan masih banyak lagi.

Berikut ini adalah beberapa manfaat utama sistem manajemen inventory yang juga menjadi alasan bagi banyak perusahaan untuk beralih menggunakan solusi otomatis ini.

Penyimpanan Data Terpusat
Semakin banyak lokasi stok yang harus Anda kelola, semakin sulit Anda mengelola pesanan dan melacak ketersediaan stok yang Anda miliki.

Dengan sistem manajemen inventory yang memadai, Anda akan dapat mengetahui ketersediaan barang dan menemukan lokasinya hanya dalam hitungan detik, bahkan sekalipun barang berada di gudang atau toko yang berbeda. Anda juga dapat memproses pesanan dan melacak kurir pengiriman melalui sistem yang sama.

Stock Control
Stock control (atau inventory control) adalah usaha yang dilakukan oleh perusahaan dalam menyediakan stok barang yang dibutuhkan untuk memenuhi permintaan konsumen.

Software stok barang memungkinkan Anda untuk mengawasi ketersediaan stok Anda dan memastikannya untuk selalu berada di tingkat yang mencukupi. Sistem akan memberikan notifikasi ketika persediaan Anda sudah menipis sehingga Anda dapat segera melakukan pemesanan ulang.

Peningkatan Efisiensi
Dengan sistem manajemen inventory, berbagai aktivitas kompleks yang termasuk dalam penanganan stok dapat berjalan menjadi lebih sederhana. Laporan inventaris bulanan hingga tahunan dapat selesai dalam hitungan detik. Ini adalah sesuatu yang mustahil jika proses tersebut berjalan secara manual.

Produktivitas yang Optimal
Karena berbagai pekerjaan yang berhubungan dengan pengelolaan inventaris telah terotomatiskan, maka karyawan Anda dapat lebih fokus pada tugas-tugas lain yang tidak kalah penting. Mereka tidak perlu lagi terjebak pada satu pekerjaan yang memakan waktu lama seperti pencatatan jumlah stok atau pembuatan laporan dengan spreadsheet.

Penghematan Biaya
Solusi manajemen inventaris menjauhkan perusahaan dari kerugian finansial akibat dari berbagai human error, penyimpanan stok yang berlebihan, pembelian barang yang tidak perlu, kompensasi untuk keterlambatan pengiriman, dan lain-lain. Dengan satu sistem yang terpusat dan terintegrasi, Anda tidak perlu menghamburkan uang untuk membeli sistem tambahan untuk mengelola persediaan Anda.

Selain itu, Anda juga bisa mengurangi biaya yang semestinya Anda gunakan untuk membayar tenaga kerja profesional untuk mengelola inventaris perusahaan. Sebab, sistem ini mampu mengotomatiskan pengelolaan inventaris Anda. Siapa saja akan dapat mengimplementasikan sistem ini dengan sangat mudah sekalipun penggunanya bukan ahli dalam inventaris.

Peningkatan Kepuasan Pelanggan
Perangkat lunak manajemen inventaris memastikan seluruh pesanan konsumen terpenuhi dengan baik melalui informasi real time terkait tingkat persediaan Anda. Sistem juga memungkinkan Anda untuk melacak pengiriman pesanan hingga sampai ke tangan konsumen. Sehingga pada akhirnya, sistem ini membantu meningkatkan kepuasan pelanggan pada layanan Anda.

Prakiraan & Perencanaan yang Akurat
Sistem manajemen inventory membantu Anda menjadi lebih proaktif ketika merencanakan dan memprediksi kebutuhan inventaris Anda. Dengan laporan inventaris yang lengkap dan akurat, Anda dapat mengetahui produk yang paling populer, produk yang sepi peminat oleh konsumen, seberapa banyak barang yang harus Anda sediakan pada waktu yang akan datang, pemasok mana yang paling menguntungkan, dan berbagai informasi penting lainnya yang membantu meningkatkan produktivitas bisnis Anda.